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Cette FAQ répond aux modalités de fonctionnement de l'externalisation des procès-verbaux et comptes-rendus de réunion des CSE.
La rédaction du compte-rendu ou procès-verbal de réunion du Comité Social et Economique peut être confiée à un rédacteur de comptes rendus des débats, externe à l'entreprise, sous réserve de l'accord des élus CSE.
La relecture finale et le contrôle du procès-verbal reste sous la responsabilité du secrétaire CSE, à défaut du secrétaire de séance.
Cette prestation du rédacteur AJRT est financée par le budget de fonctionnement du Comité Social & Economique.
Neutralité des échanges dans le PV
Qualité de la prestation
Transmission du PV dans les délais
Gestion des urgences ou imprévus
Prestation sans engagement de durée
Bénéfices supplémentaires pour le secrétaire CSE :
La rédaction ou la transcription du procès-verbal de la réunion du CA ou du CM peut être confiée à un rédacteur de comptes rendus des débats, externe à l'entreprise, sous réserve de l'accord du Président et des membres du Conseil.
La relecture finale et le contrôle du procès-verbal reste sous la responsabilité du Président du Conseil.
Le discours est intégralement restitué. Les erreurs de syntaxe sont corrigées. Les hésitations, répétitions, onomatopées, rires et soupirs sont éliminés de manière à obtenir un document lisible par tous.
Le discours est fidèlement retranscrit, les redites et informations inutiles à l'écrit sont supprimées de manière à adopter un style écrit et une lecture aisée du document.
Les propos des intervenants sont synthétisés, seuls les points majeurs sont retranscrits.
Etape n°1 - Mise en place de la prestation : Le rédacteur des débats AJRT est mobilisé pour la réunion du Comité Social & Economique, le secrétaire CSE lui transmet avant la réunion l'ordre du jour, la liste des participants, le précédent PV régularisé). Proposition d'une solution sur mesure : présence ou non d'un rédacteur en réunion visioconférence ou présentiel, type de retranscription (intégrale, optimisée, synthétique), délai de livraison du PV, etc.
Etape n°2 - Jour J - la réunion : Le rédacteur AJRT assiste à la réunion, enregistre les débats et inscrit les noms des participants dans sa prise de notes.
Etape n°3 - Rédaction du CR CSE : Le rédacteur AJRT rédige le compte-rendu de la réunion CSE à partir de ses notes prises en réunion et en réécoutant l'enregistrement effectué en séance.
Etape n°4 - Relecture du CR : Dès que la transcription intégrale, optimisée ou synthétique du compte-rendu est finalisée par le rédacteur, l'interlocuteur final AJRT réalise la relecture du PV en corrigeant les erreurs de syntaxe., orthographiques, et tout ce qui est conforme à la prestation sollicitée par le secrétaire CSE.
Etape n°5 - Envoi du CR : Le compte rendu de la réunion est envoyé au secrétaire CSE dans les délais convenus.
Etape n°6 - Régularisation du PV : Le secrétaire CSE relit le compte-rendu du CSE et le met à l'ordre du jour de la réunion plénière suivante pour son approbation, le PV est par la suite communiqué aux salariés par voie d'affichage ou de transmission prévue au sein de l'entreprise.